Revisar lo escrito antes de enviar un correo

Ojalá no hiciera falta, pero tengo que explicarte por qué revisar lo escrito antes de enviar un correo es más que bueno. Y más que recomendable.

Si esto es algo que debería hacer todo el mundo, no te digo ya tú, que dices amar las palabras. Aunque puede que no hayas reparado en su importancia, y… de eso se trata.

Antes de enviar un correo

Antes de enviar un correo, piensa lo que quieres decir. Piensa a quién te diriges. ¿Es a tu mamá, a tu hermana, a tu amiga del alma? ¡Ah!, ¿no es un correo?, ¿es solo un wasap?

Tu mamá, tu amiga del alma y tu hermana saben de sobra quién eres. Además, os une algo muy bonito que se llama código común. Significa que os entendéis. Mamá puede que no, pero tu novia o tu amiga entienden perfectamente que escribas: TQM, U2, XQ, K, ESK, !!!!!!!!!!!??????????????, XD… Y no dudan ni con una coma mal puesta.

Ahí no hay problema.

Cuando no conoces al destinatario

En esos casos, harás bien en poner un cuidado especial.

Escribes, ¿no es cierto? Que se te note. No vale encomendarse a las capacidades adivinatorias del otro ni a la proximidad que sientas con la persona en cuestión.

Porque quizá te gusta cómo escribe, quizá la conoces por sus artículos, sus libros… Le sigues los pasos desde hace tiempo y te resulta de lo más familiar. Es maravilloso. Y lo es también que su voz, hablada o escrita, te cautive hasta ese punto.

De eso se trata. Para eso hace sus esfuerzos y pone en juego su mejor hacer. Cuida mucho lo que ha de llegarte y ese cuidado tiene ese efecto. Si tienes oportunidad de ponerte en contacto con ella, de estrechar lazos, de hacerle consultas y siempre responde, sigue siendo maravilloso.

No es una forma de hablar. Toda posible colaboración o alianza del tipo que sea nace con una conversación.

Si la conversación es hablada…

Vives a matacaballo, sin tiempo ni de mirar qué día hace. Te entiendo porque me pasa igual. Pero vas a escribir a esa persona que conoces solo por sus escritos o por su voz.

Es encantadora, te dices. Aquí, deja que me pare y te pregunte:

¿Vas deprisa y no pones sal y pimienta en lo que cocinas? Me dirás que no cocinas si vas deprisa, pero no sirve: vas deprisa siempre. Hasta cuando ves una película, que hace mil años que no aguantas una «lenta».

Y me dijiste que te gustaba cocinar.

¿No pones agua en la cazuela porque vas deprisa?, ¿te dejas las lentejas a medio hacer porque, total, solo se trata de echárselas al estómago?

Si la conversación es hablada, escogerás las palabras, cuidarás el tono, serás cortés. No cortarás las frases. Buscarás ese tiempo en que la conversación pueda desenvolverse mínimamente.

¡Derrocha encanto tú también cuando escribes!

No va de ponerse románticos ni de emplear palabras que no le dirías si la tuvieras delante.

… como si es escrita

Abres una conversación escrita porque esperas respuesta del otro lado.

Te contaré una anécdota: cuando mi madre llamaba a la puerta de la vecina para pedirle una tacita de arroz (alguien se había puesto malo de repente), se quitaba incluso el mandil. «No vaya a decir que soy una cochina». Y se echaba un ojo en el espejo. ¿Y si un mechón enharinado le hacía pensar a la vecina que era una descuidada?

¿Sabes por qué hacía todo eso mi madre?

Porque tenía una dignidad. Conste que era una época en que la imagen no tenía la relevancia superlativa que tiene hoy. Pero la dignidad debería seguir siendo algo moderno.

¿No te asombraría que de ese otro lado te llegara un texto lleno de omisiones, de erratas, de ruidos?

Tu primera reacción sería «me equivoqué de persona». Ten presente que en una cita, un encuentro, ves sus gestos, sus reacciones. En una conversación escrita no hay nada de eso. Solo palabras.

Y si vas a solicitar la corrección de un texto

No me cansaré de decirlo: la cortesía abre la más encasquillada de las puertas. Si piensas solicitar la corrección de un texto, te sugiero que eches un ojo a este artículo.

Escribe a lo loco, que no pasa nada, pero sujeta ese escrito (y tus estribos) antes de darlo por bueno. Aun así, te prevengo: cuando lo releas (después de haberlo mandado), puede que descubras que algo se te coló.

Esto de escribir es así de cruel.

Por qué revisar lo escrito antes de enviarlo por correo

Ya que he mencionado a mi madre, tiraré del hilo. Otra de sus expresiones favoritas era «mejor una vez roja que ciento colorada».

No siempre es descuido. A veces es torpeza.

Alguna vez te ha pasado: en cuanto has dado «enviar», repasas y caes en la cuenta del delito. Chascas la lengua porque…

• te has dejado el adjunto (típico);
• te ha faltado añadir un dato importante;
• no te has explicado bien (después de todo).

Esto último te rondaba la cabeza. No; no era eso lo que querías decir. Has sido demasiado duro o demasiado blando. O poco cortés. Significa que tendrás que emplear más tiempo, cuando resulta que es lo que te falta. 

Y si eres como hay que ser, lo emplearás: volverás sobre tus pasos con la aclaración, la matización o la disculpa correspondiente.

Otras veces es ignorancia pura: lo has repasado, pero no has sabido ver los múltiples errores. Este caso es más peliagudo. ¿Quién tendrá el desagradable papel de hacerte bajar del guindo?

Porque te confieso que no es plato de gusto.

Cuatro recomendaciones antes de enviar un correo

El trabajo tendrás que hacerlo tú, pero seguro que no te vienen mal estas recomendaciones antes de remangarte:

Salte del infierno de las prisas

Si no tienes tiempo, razón de más.

Una vez que redactes el dichoso correo, déjalo en la carpeta de borradores. Vuelve sobre él al rato. Revísalo. Borra, reescribe de forma más clara, ajusta; cambia esa palabra por esa otra que es más específica.

Si no tienes mucha práctica, vuelve a dejarlo en la carpeta. Estás ahorrando tiempo. No tendrás que aclarar ni desdecirte ni excusarte y la respuesta que recibas estará en consonancia.

Con la práctica, todo rodará mejor. Como con esas novelas estupendas que solo esperan saltar de tu cabeza a las teclas o al papel y para las que son tan poco aconsejables las prisas.

Escribe de forma concisa

No emplees sino las palabras justas para decir lo que quieres decir. Si debes o no ser breve, dependerá de lo que tengas que comunicar, pero recuerda: brevedad es una cosa y concisión otra. Y otra, precisión (que significa expresar un concepto con exactitud, sin aproximaciones y sin marear la perdiz). Mira esto que dice Víctor J. Sanz al respecto.

Lo importante es emplear las palabras imprescindibles para decir lo que se ha de decir. La RAE dice que concisión es «brevedad y economía de medios en el modo de expresar un concepto con exactitud».

Pero no siempre es posible ser breve; hay cuestiones que exigen una exposición prolija, imposibles de ventilar en un texto corto. Ser breve por mor (¿sigue usándose esta expresión?) de redactar bien, puede ser un error. Lo que sí se puede —y se debe— es ser conciso.

De entrada, habrá que revisar tanto adverbios como adjetivos florero.

Y si dudas cómo aplicar la concisión en tus textos literarios…

Sé claro

No haría falta explicar qué es ser claro: parece que todo el mundo lo supiera. Pero no es así.

Ser claro es ser eficaz al comunicarse. Está relacionado con la concisión y con el uso de palabras sencillas y certeras. Si tienes que releer un escrito para comprender lo que dice, puede que algo falle.

El lenguaje administrativo y el jurídico, cuando se dirigen al usuario, tienen mucho que enmendar en este sentido, aunque es cierto que se van dando pasos.

Elige el tono

Piensa en la persona a la que te diriges. Piensa en cómo quieres que se sienta al recibir tu correo y en cómo quieres que reaccione.

Si la conoces por sus escritos, puedes intuir el grado de formalidad que te convendría emplear. ¿Se despacha con un tono cercano, amigable? ¿Lo hace, tal vez, de manera muy formal?

No tienes otros recursos que la palabra, insisto. En un encuentro cara a cara, cuentas con todo eso que llamamos lenguaje no verbal. En un correo estás tú y la imagen que te has hecho de ella. Y tus palabras.

Tal y como yo lo veo: un exceso de familiaridad puede ser tan contraproducente como una formalidad excesiva (ambas podrían dar lugar a malentendidos).

Sé natural y condúcete con respeto. Esa fórmula nunca falla.

Y si tienes dudas de si debes tutearla o no, opta por lo cortés en primera instancia. Si la cosa prospera y se vuelve acartonado tanto usted, propón el tuteo. No pasa nada porque seas tú quien dé el primer paso.

Y revisa lo escrito antes de enviar un correo… por esto

Dentro de nada, la inteligencia artificial será nuestro competidor inmediato. Si antes no te has puesto las pilas, te dará de bofetadas.

¿De veras piensas dejar que una máquina mande al garete tu capacidad de establecer relaciones entre conceptos? ¿De verdad le cederás el paso para que cree por ti, componga por ti, imagine por ti?

Un reciente artículo de El País, en su sección «Tecnología», se hacía eco del asunto en estos términos:

En periodismo quería pensar que el toque humano es aún necesario. Al final, hay que buscar información original, llamar a gente, ordenar según el enfoque. Pero me engaño bastante si pienso que en unos años una parte sustancial de lo que publica un medio no será ejecutable con una máquina, al menos como borrador.

Para no meterme en otras secciones (¿un editorial?), podría pedir esta newsletter (sic):

«Escribe newsletter de tecnología con tres temas más googleados en últimos 7 días, párrafos cortos, pocas metáforas, seis citas, una de Premio Touring, estilo mezcla Simone de Beauvoir y Javier Marías, ninguna palabra de cinco sílabas o más, dos ideas originales, poca primera persona».

De momento parece un juego, pero ya está pasando en otras áreas (ajedrez, arte). Pregúntate cuántas veces nos hemos quedado perplejos ante desafíos que nos parecían imposibles.

Nos va quedando un reducto de humanidad. Piénsalo: vamos muy despistados con la tecnología, las redes, las inmediateces. ¿Crees que sonará una campana cuando sea el momento de parar, de revisar, de centrarse?

Propina

Lee el correo en voz alta y atiende cómo te suenas (mejor, léeselo a alguien o que alguien te lo lea a ti). Prueba con distintas entonaciones, exagera incluso. ¿Va bien? ¿Te convence? ¿Suenas, quizá, demasiado cerrado, estricto, duro, o todo lo contrario, demasiado familiar, festivo o blando?

Se aprende tanto leyéndose en voz alta… Y no te digo ya si es otro quien lo hace (otro que sepa leer, quiero decir).

Tendrás más elementos de juicio para saber si debes enmendar algo o, incluso, si te conviene redactar un nuevo correo. ¡Solo la práctica hace maestros!

Y maestras, sí, por supuesto.

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